从7月份起，集团公司机务技术部对车辆档案进行了整理，全力配合公司创建五星级档案管理工作。由于此项工作在资料收集、分类方面的标准较高，每辆车的重要资料都要独立存档，短时间内要完成2500多份档案的整理，工作量非常大。

　　在整理档案过程中，先前的车辆相关资料保存完好，分类也比较规范，梳理起来难度不大。可主要问题集中在档案盒目录页的打印上。按照传统的做法，需要把每辆车的信息输到word文档后，再打印出来。如果由专业人员操作，一张目录纸从输入到打印需要40秒，2500多张纸则需要连续工作28个小时，费时费力，且不能保证文字数据的正确性。

　　有没有一种方法可以更加便捷地处理好这个问题。经过不断摸索，我尝试了使用Microsoft Office Word 2007中的邮件合并功能。在同事的帮助下，我们进行了实际测试，最终实现了目录页的批量打印。现在，我就将这一方法与大家一同分享，也便于在今后的工作中，能够提高工作效率。

　　具体流程可以分为以下八个步骤。第一，将车辆信息全部整理到Excel表格中；第二，创建一个Word文档，在文档中设计好目录页格式。第三，点击工具栏“邮件”，依次选择“开始邮件合并”、“邮件合并分步向导”功能。第四，在屏幕右侧出现对话框后，选择文档类型为“信函”，然后，点击“下一步：正在启动文档”。第五，选择“使用当前文档”后点击“下一步：选取收件人”。第六，选择收件人为“使用现有列表”后点击“下一步：撰写信函”，出现“选取数据源”对话框，选取已经整理完成的Excel文档，出现“选择表格”对话框，点击“确定”，出现“邮件合并收件人”对话框，点击“确定”，在屏幕右侧选择收件人为“使用现有列表”。第七，点击“下一步：选取收件人”，点击“其他项目”，出现“插入合并域”对话框，从中选择需要合并的内容，关闭后点击右下角“下一步：预览信函”，确认无误后点击“下一步：完成合并”。最后，点击右上角的“编辑单个信函”，出现“合并到新文档”对话框，选择“全部”并“确定”。

　　按照以上步骤，每分钟可以打印10张以上的目录页。在提高工作效率的同时，也保证了文字和数据的准确性。另外，如果数据较多，也可根据实际情况分为若干个小的Excel文档，这样既能对打印出的内容进行校对，同时也能避免打印机满负荷工作，起到保护作用。

（机务技术部兰晓燕）